Vous perdez du temps à chercher une info déjà dite au téléphone ou un rendez-vous jamais enregistré ? Vous n’êtes pas seul.
Rendez-vous oubliés, appels non tracés, informations éparpillées… Quand l’agenda, la téléphonie et le CRM ne communiquent pas, c’est la performance qui en pâtit. Pourtant, HubSpot permet de centraliser ces outils clés en quelques clics.
Synchroniser votre calendrier et votre solution de téléphonie à HubSpot, c’est gagner en efficacité, fiabiliser vos données et fluidifier le travail de vos équipes. Ce n’est pas un luxe, c’est une base solide pour une prospection structurée !
Dans cet article, voyons comment connecter vos outils à HubSpot pour simplifier (vraiment) votre quotidien.
Entre les appels passés via la téléphonie d’entreprise, les rendez-vous saisis (ou oubliés) dans un agenda personnel et les données clients stockées dans HubSpot, les équipes commerciales et marketing jonglent en permanence.
Cette dispersion freine l’efficacité et multiplie les erreurs : mauvaise relance, oubli de suivi ou tout simplement perte d’information critique.
HubSpot n’est pas qu’un CRM. C’est une plateforme tout-en-un, conçue pour unifier les interactions avec vos prospects et clients.
En y connectant vos outils de téléphonie et votre calendrier, vous rendez visible l’invisible : appels, rendez-vous, interactions, clés sont automatiquement tracés dans les fiches contacts.
Plus besoin de courir après l’info, tout est au bon endroit, pour tous les membres de l’équipe.
HubSpot propose des intégrations natives avec les deux principales solutions de calendrier du marché : Google Calendar et Outlook 365.
En quelques clics, vous synchronisez vos rendez-vous directement avec le CRM. Chaque événement s’ajoute automatiquement à la fiche contact et vous évitez les doubles saisies ou les oublis de relance.
Grâce à l’outil HubSpot Meetings, vous pouvez partager un lien de prise de rendez-vous synchronisé avec votre agenda. Le client choisit un créneau disponible et l’événement est instantanément enregistré dans votre agenda et dans HubSpot.
Plus besoin d’échanger dix mails pour caler un call !
Chaque rendez-vous pris est associé à un contact, une entreprise, ou une opportunité. De la sorte, vos équipes gagnent en visibilité, le reporting s’automatise, et la fiabilité des données CRM s’améliore sensiblement.
C’est aussi un levier fort pour mieux piloter vos cycles de vente.
Pour en savoir plus, testez l'outil gratuit de prise de rendez-vous en ligne HubSpot.
Appels entrants, suivis commerciaux, relances prospects…
La téléphonie reste un pilier des interactions clients. Mais lorsqu’elle n’est pas reliée au CRM, ces échanges s’évaporent. En connectant votre solution de téléphonie à HubSpot, vous rendez chaque appel visible, traçable et exploitable.
Vous aurez donc un historique enrichi, un meilleur pilotage des performances et une équipe plus réactive.
Aircall est l’une des solutions les plus populaires pour les équipes sales B2B. Son intégration native avec HubSpot permet :
Le click-to-call depuis les fiches contacts
La remontée automatique des appels (durée, statut, notes)
L’accès aux enregistrements audio directement dans le CRM
Un suivi précis de l’activité téléphonique dans les tableaux de bord HubSpot
C’est un choix pertinent pour les structures cherchant un déploiement rapide et une adoption immédiate.
Planifiées depuis HubSpot, vos réunions génèrent automatiquement un lien Meet, Teams ou Zoom et se rattachent aux fiches contact, entreprise et transaction. Avec l'Intelligence Conversationnelle de HubSpot, les enregistrements, transcriptions et notes sont centralisés dans votre CRM. Elles sont aussi recherchables et liés aux bonnes étapes du cycle de vente.
Côté pilotage, les participants sont associés, les points d’action restent visibles et les rapports consolident l’activité réunion. Les droits d’accès et la rétention se gèrent par rôle ou équipe.
Résultat : moins de double saisie, plus de contexte utile au même endroit.
Fireflies.ai s’intègre aux plateformes de visio (Zoom, Google Meet, Teams) et enregistre les appels pour ensuite :
Transcrire automatiquement les conversations
Identifier les actions clés à suivre
Résumer les échanges
Synchroniser les données avec HubSpot (fiches contacts, deals...)
Un outil puissant pour structurer les comptes-rendus d’appels sans effort manuel.
Plusieurs autres outils de téléphonie proposent une intégration directe ou via connecteur API avec HubSpot :
Ringover : Alternative à Aircall, très utilisée en France. Intégration native, enregistrements, SMS, stats intégrées dans le CRM.
JustCall : Solution orientée prospection. Inclut Power Dialer, SMS, reporting et synchronisation complète avec HubSpot.
Twilio : Plateforme télécom hautement personnalisable. Requiert une intégration technique (via API, Zapier ou Make), mais offre un haut niveau de contrôle.
Chaque solution a ses spécificités ; le choix dépend du volume d’appels, de l’infrastructure IT et du niveau de personnalisation souhaité.
Avant toute intégration, commencez par un audit de vos outils actuels :
Quel est votre fournisseur de téléphonie ? Est-il compatible nativement avec HubSpot ?
Utilisez-vous Google Workspace ou Microsoft 365 pour vos calendriers ?
Avez-vous les droits administrateurs nécessaires pour connecter les outils ?
Votre infrastructure IT est-elle conforme aux règles de sécurité et RGPD ?
Une vérification rapide évite bien des blocages lors de l’installation.
Une synchronisation technique ne suffit pas : pour qu’elle porte ses fruits, elle doit être utilisée au quotidien.
Sensibilisez les équipes dès le départ : montrez-leur les bénéfices concrets (moins de saisie manuelle, meilleur suivi).
Accompagnez les commerciaux avec un mini-onboarding sur l’usage des outils connectés (HubSpot Meetings, appels logués, etc.).
Nommez un référent interne CRM pour fluidifier les retours terrain et les ajustements.
Quelques KPI simples permettent de mesurer l’efficacité de votre synchronisation :
Taux de rendez-vous pris via le lien HubSpot Meetings
Taux d’appels enregistrés dans le CRM
Nombre d’appels ou réunions associés à un deal ou un contact
Évolution du temps moyen de traitement par lead
Ces données vous aideront à identifier les points d’amélioration (Commerciaux qui n’utilisent pas le lien, faible taux d’enregistrement d’appels, etc.) et à piloter vos efforts.
| Outil | Type | Avantages | Intégration HubSpot |
|---|---|---|---|
| Google Calendar | Agenda | Simplicité, usage répandu | Native |
| Microsoft Outlook / 365 | Agenda pro | Très utilisé en B2B | Native |
À retenir : La synchronisation permet de voir les créneaux disponibles, planifier des réunions directement depuis HubSpot, et lier les rendez-vous aux contacts ou aux transactions automatiquement.
Le choix de la solution dépend de vos besoins (volume d’appels, reporting, international, IA, etc.).
Voici un comparatif synthétique :
| Outil | Points forts | Type d’intégration |
|---|---|---|
| Aircall | Click-to-call, logs automatiques, enregistrements | Native |
| Ringover | Similaire à Aircall, interface simple, SMS | Native |
| JustCall | Power Dialer, SMS, automatisations | Native |
| Fireflies | Transcription et résumé IA des appels | Native (via Zoom/Meet/Teams) |
| Twilio | Flexibilité maximale via API, hautement personnalisable | API / Make / Zapier |
Centralisation des données : Toutes les interactions (rendez-vous, appels, notes) sont visibles depuis la fiche contact.
Moins de tâches manuelles : Plus besoin de copier-coller des infos ou de saisir deux fois le même RDV.
Visibilité temps réel pour les équipes : Chaque membre accède à l’historique client en un clic.
Meilleur pilotage commercial : Vous suivez ce qui a été dit, fait ou planifié.
Expérience client améliorée : Réactivité, cohérence, professionnalisme à chaque interaction.
Synchroniser votre agenda et votre téléphonie à HubSpot, ce n’est pas simplement une amélioration technique : c’est une accélération opérationnelle.
Les outils existent, les intégrations sont prêtes, et leur mise en place est souvent bien plus simple qu’on ne l’imagine. Ce qui fait la différence, ce n’est pas la technologie, mais l’intention de structurer durablement votre fonctionnement interne.
Alors, plutôt que de multiplier les outils et les fichiers partagés, recentrez l’information là où elle a de la valeur : dans votre CRM.
Donnez à vos équipes les moyens de travailler plus intelligemment !