Pourquoi et comment réaliser un audit HubSpot ?

Rentabilisez-vous vraiment votre investissement dans votre CRM HubSpot ?  

HubSpot s'est imposé comme un outil incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser et automatiser leurs processus marketing et commerciaux. Mais si sa configuration n’est pas suffisamment personnalisée ou optimisée pour votre entreprise, vous risquez de réduire considérablement ses performances ! C'est peut être à ce moment là que vous aurez besion d'un audit HubSpot

HubSpot est LA plateforme de gestion de la relation client (CRM) tout-en-un. Ce logiciel magique offre des outils automatisés puissants et indispensables pour le marketing, les ventes, le service client et la gestion de contenu.
HubSpot aide les entreprises à attirer et convertir des visiteurs en leads, puis à les transformer en clients fidèles.

Cependant, comme tout système, l’utilisation de HubSpot nécessite une configuration spécifique et adaptée pour votre entreprise. Réaliser un audit HubSpot régulier vous assure une exploitation au maximum de son potentiel, tout au long de l’évolution de votre entreprise.

Dans cet article, vous apprendrez pourquoi réaliser un audit HubSpot, quand l’effectuer et comment suivre huit étapes clés pour le réussir. Vous repartirez avec une checklist actionnable et des exemples concrets tirés du terrain.

Nous explorerons pourquoi et comment réaliser un audit HubSpot, en mettant l'accent sur des éléments clés tels que l'analyse CRM, l'audit des pipelines commerciaux et la méthodologie RevOps.

Pourquoi réaliser un audit de votre instance HubSpot ?

L'intégration de HubSpot au sein d'une entreprise est une étape marquant un engagement envers une stratégie digitale optimisée. Cependant, ce n'est que le début d'un voyage vers l'excellence opérationnelle.

Pour véritablement capitaliser sur les avantages offerts par HubSpot, il est nécessaire d'adopter une approche rigoureuse et experte, en examinant chaque détail de son utilisation sur le long terme. Depuis 2012, MI4 a conduit plus de 120 analyses HubSpot pour des directions marketing, commerciales et IT. Un simple écart de configuration peut suffire à vous coûter des milliers d’euros d’opportunités perdues.

Ainsi un audit post-intégration n'est pas une formalité, mais une démarche inévitable pour s'assurer que la fondation sur laquelle repose votre stratégie digitale est solide, précise et alignée avec vos objectifs initiaux. C’est aussi l’occasion de voir cette approche évoluer en fonction des besoins actuels de vos équipes. L'importance d'un audit HubSpot réside dans sa capacité à identifier les points de frictions et les opportunités d'amélioration.

Voici quelques raisons pour lesquelles un audit est essentiel :

• Vérification de la configuration : Après l'intégration, il est essentiel de s'assurer que tous les paramètres, workflows et automatisations sont correctement configurés selon les besoins spécifiques de l'entreprise. Un audit permet d'identifier et de rectifier toute erreur ou omission qui pourrait affecter les performances.
• Optimisation des données :  Avec le temps, des doublons, des incohérences ou des données obsolètes peuvent s'accumuler. Un audit permet de nettoyer et d'optimiser ces données pour une meilleure prise de décision.
• Évaluation des processus : L'audit des pipelines commerciaux, du lead scoring et des workflows offre une vision claire de l'efficacité des processus en place et des domaines nécessitant une amélioration.
• Alignement des équipes : Pour les entreprises avec plusieurs départements utilisant HubSpot (marketing, ventes, service client), un audit garantit que toutes les équipes sont alignées en termes de formation, de processus et de pratiques, assurant une utilisation cohérente et efficace de la plateforme.
• Conformité et sécurité : un audit permet de s'assurer que toutes les pratiques de gestion des données sont conformes aux normes strictes sur la protection des données, notamment le RGPD.
• Mesure des premiers résultats : Après l'intégration, il est bénéfique d'évaluer les premiers résultats obtenus grâce à HubSpot. Cela offre une base de référence pour les améliorations futures et permet d'ajuster la stratégie en conséquence.

Quand mettre en place un audit HubSpot ? 

Il n'y a pas de moment "idéal" pour un audit, cependant il est préconisé d’enclencher un audit HubSpot 1 an et demi après sa pleine utilisation pour veiller à son bon fonctionnement au regard des objectifs fixés initialement.  Toutefois, si vous avez déjà passé ce délai, il n’est pas trop tard !

Voici 4 indicateurs démontrant qu’il est temps de réaliser votre audit HubSpot :

• Des changements organisationnels : L'intégration de nouvelles équipes comme un service client ou une nouvelle offre peut nécessiter une réévaluation de votre utilisation de HubSpot. Avant d’investir davantage dans HubSpot, un audit peut vous aider à mieux aligner vos équipes avec vos objectifs, notamment en vue d’intégrer la méthodologie Rev Ops. 
  
  
• Une diminution de la performance : Si vous constatez une baisse de la qualité des leads ou de l'efficacité de vos campagnes, il est peut-être temps de regarder sous le capot.

• La sensation de ne pas exploiter tout le potentiel HubSpot : Vous avez investi dans HubSpot, un outil aux possibilités commerciales et d’exploitations multiples. Pourtant vous avez la sensation qu’il manque quelque chose au sein de votre solution ou de votre organisation pour déployer toute sa capacité de fonctionnement. Un audit vous permettra d’identifier les axes d’amélioration pour rentabiliser votre investissement au maximum.  

• La mise à niveau ou le renouvellement de votre licence HubSpot : Comme pour toute maintenance, il est judicieux de planifier des audits annuels réguliers pour s'assurer que tout fonctionne comme il se doit, que vos équipes sont formées et que vos process ne sont pas obsolètes. La mise à niveau ou le renouvellement de votre licence HubSpot sont également des marqueurs temporels pertinents pour programmer un audit. 

Un audit HubSpot va bien au-delà du simple contrôle technique : c’est un levier stratégique capable de révéler des opportunités ignorées et d’orienter efficacement votre stratégie marketing. Négliger cette étape, c’est naviguer sans repère.

Stéphane Viaud-Murat, CEO Mi4

Audit Hubspot : 8 étapes clés

La réalisation d'un audit HubSpot nécessite une approche méthodique et structurée. Notre méthodologie s’appuie sur la vérification des points d’optimisation clés les plus fréquents observés chez nos clients.  Toutefois, tout comme il existe des milliers d’entreprises, il n’existe pas un audit standard et transposable à toutes.

> Notre équipe d’experts, partenaires Platinum HubSpot, vous accompagne et vous aide à observer une vision technique, objective et complète de votre situation. 

Pour s'assurer que chaque composant de la plateforme est examiné en détail, voici les étapes d’un audit HubSpot :

1. Définir les objectifs de l'audit :

Avant tout, clarifiez vos objectifs d’audit : déceler des inefficacités, améliorer les données ou optimiser vos campagnes.

2. Examiner la configuration générale :  

Assurez-vous que HubSpot est correctement configuré pour votre entreprise. Cela inclut la vérification des paramètres, des domaines associés et des intégrations avec d'autres outils ou flux de données.

3. Analyser les données :

Examinez les contacts, les entreprises, les offres et les tickets pour identifier les doublons, les incohérences ou les données obsolètes. Assurez-vous également que les propriétés sont utilisées de manière cohérente.

4. Évaluer les workflows et automatisations :

Revoyez chaque workflow pour s'assurer de la logique, l'efficacité et l'alignement avec vos objectifs actuels. Vérifiez également que les automatisations ne créent pas de conflits ou de problèmes. Validez la pertinence et la fonctionnalité de liens et qu’ils renvoient vers des pages actives.

5. Analyser les campagnes marketing :

Examinez vos campagnes pour évaluer leur performance. Cela inclut la vérification des e-mails, des landing pages, des CTA et des formulaires.

6. Évaluer les rapports et les tableaux de bord :

Assurez-vous que les rapports reflètent avec précision les performances et les KPIs de votre entreprise. Adaptez ou créez de nouveaux tableaux de bord si nécessaire.

7. Consulter les équipes :

Parlez aux équipes marketing, commerciales et de service client pour recueillir leurs retours sur l'utilisation de HubSpot. Leurs insights peuvent révéler des domaines d'amélioration ou des besoins non satisfaits.

8. Élaborer un plan d'action :

À l'issue de l'audit, compilez vos découvertes et élaborez un plan d'action détaillé. Priorisez les domaines nécessitant une intervention immédiate et établissez un calendrier pour les améliorations à plus long terme.

En fin de compte, un audit HubSpot est une démarche approfondie qui, lorsqu'elle est bien exécutée, peut transformer votre utilisation de la plateforme. Cette pratique est essentielle pour améliorer considérablement vos résultats marketing et commerciaux et votre retour sur investissement.

Encore des questions ? On vous répond !

Un audit HubSpot est plus qu'une vérification de routine. C'est une opportunité d'optimiser votre utilisation de l'outil, d'améliorer vos processus et d’en garantir la conformité. Si vous reconnaissez certains des signaux d'alarme mentionnés ci-dessus, il est peut-être temps de considérer un audit. Après tout, une machine bien huilée est toujours plus efficace.