Vous êtes commercial et souhaitez rentabiliser votre temps passé sur HubSpot ?
Vous êtes au bon endroit !
HubSpot offre de nombreuses fonctionnalités pour rassembler des données, segmenter vos prospects et automatiser vos tâches. Cependant, la promesse d'une solution simple et rapide à mettre en place vous laisse perplexe.
Et pour cause ! Seul 1/3 du temps des commerciaux serait consacré à la vente.
Vous perdez du temps et de l'énergie à remplir des tâches administratives ?
Concentrez-vous plutôt sur votre cœur de métier : la relation client.
Dans cet article, nous vous guidons à travers trois étapes essentielles pour tirer le meilleur parti du CRM HubSpot couplé à l'IA et transformer votre pipeline en une machine bien huilée.
Avant d'optimiser votre processus commercial, assurez-vous que vos données sont propres et bien structurées.
Lors d'un import, assurez-vous que les données soient correctes et avec les champs qui vous intéressent. Utilisez des modèles d'importation standardisés pour minimiser les erreurs.
Évitez d'import des contacts dont vous ne connaissez pas la qualification de l'email. Cela pourrait nuire à votre nom de domaine et vous diriger tout droit dans la case "spam".
Identifiez et standardisez les propriétés essentielles de vos contacts, entreprises, et transactions. Chaque objet a ses propres caractéristiques.
Cela inclut les champs tels que la phase de cycle de vie, le propriétaire du contact, la phase de pipeline... Ces propriétés doivent être vérifiées et mises à jour régulièrement pour assurer une cohérence dans vos données.
Informez les utilisateurs de l'importance de vérifier les doublons de propriétés avant d'en créer de nouvelles. La création de doublons divise l'information, ce qui nuit à vos efforts de segmentation.
Bon à savoir : Lors de la création de nouvelles propriétés, privilégiez un format fermé (menu déroulant, nombre, cases à cocher, etc.) plutôt que du texte libre. Limitez l'accès à la création de propriétés et désignez un responsable CRM sensibilisé à vos enjeux.
Les données entrantes arrivent souvent via une création manuelle (hors ligne) ou via un formulaire (en ligne).
Prenez le temps de discuter en équipe des informations nécessaires et disponibles à chaque étape clé de la relation client. Cela évite de compliquer la saisie des données.
Par exemple, rendre obligatoires des informations inconnues peut pousser les commerciaux à abandonner la création d'un contact ou d'une entreprise, ou pire à fournir des informations incorrectes.
Personnalisez les informations affichées à chaque étape de vente pour demander les bonnes informations au bon moment.
Vos prospects peuvent remplir un formulaire directement sur votre site pour télécharger un e-book, s'inscrire à un événement ou simplement prendre contact.
Lors de la création du formulaire, ciblez les propriétés obligatoire et facultative que vous souhaitez demander à l'internaute. Gardez en tête que demander trop d'information peut décourager votre contact à finaliser le formulaire.
Pour cela, sélectionnez drastiquement les champs essentiels pour votre segmentation.
Bon à savoir : En utilisant les champs masqués, vous pouvez attribuer automatiquement des propriétés aux contacts ayant soumis le formulaire sans alourdir votre questionnaire. Par exemple le choix de la langue sur une page en anglais ou bien l'intérêt pour un secteur d'activité sur une page dédiée.
Une fois vos données sous contrôle, il est temps de structurer et fluidifier vos process pour maximiser l'impact de vos efforts commerciaux.
Quels sont les critères pour qu'un prospect passe d'un stade à un autre ? Quels sont les informations indispensables à suivre ? Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont alignés sur ces étapes.
Un SQL (Sales Qualified Lead) est un prospect prêt pour une interaction commerciale directe. Définissez précisément ce qu'est un SQL pour votre entreprise, en tenant compte des caractéristiques de votre cible et des critères d'engagement (clic sur email, visite de site...).
Adaptez vos pipelines en fonction des différents produits ou services que vous proposez, afin que chaque pipeline soit pertinent et efficace.
Par exemple, si vous avez une phase de test avant de clôturer définitivement un contrat principal, créez un pipeline pour les phases de test et associé les transactions à celle qui se trouve dans le pipeline du contrat principal. Vous pourrez ainsi monitorer ces deux phases.
Définissez à quel moment vous souhaitez considérer contact SQL en Opportunité de vente. Est-ce dès le premier rendez-vous ou lorsqu'une demande précise est formulée ? À vous et votre équipe de statuer sur ce principe.
Bon à savoir : Lorsqu'une transaction est perdue, ajoutez une propriété avec un menu déroulant pour en connaître la cause. Selon le motif, une tâche de relance peut-être automatisée quelques mois plus tard.
Créez des vues uniformisées et dédiées à l'équipe commerciale permet de vous aligner sur les propriétés à suivre, remplir et surveiller. C'est un peu comme si vous parliez enfin le même langage !
Ces vues permettent de qualifier plus rapidement vos contacts en mettant en évidence les propriétés essentielles, les objets associés, des raccourcis utiles pour vous faire gagner du temps !
Bon à savoir : Utiliser les tables d'objet associés vous permet de voir et modifier les propriétés épinglés sans avoir à changer d'objet.
Utilisez des guides conversationnels pour aider votre équipe à poser les bonnes questions lors des étapes clés (première réunion, brief, retour d'expérience...). Le guide conversationnel aide non seulement à retrouver l'information au même endroit, mais s'il est bien conçu, il peut aussi aider à remplir des informations dans des propriétés.
Maintenant que vos bases sont en place, il est temps de vous créer une routine quotidienne productive sur HubSpot.
L'espace de prospection vous aide à gérer vos leads efficacement, en centralisant toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Vous pouvez voir l'avancement sur statut du lead (nouveau, connexion en cours, connecté, qualifié) ou les disqualifier.
Vous gardez aussi un œil sur vos séquences en cours et vos tâches.
Pour en savoir plus, consultez notre article dédié à l'espace de prospection.
Utilisez les files d'attente pour organiser et classer par dossier les appels, les emails et autres tâches. Cela vous permettra d'éviter de jongler entre vos différentes opérations de prospections et négociations client.
Par exemple, rassemblez dans une file d'attente toutes vos tâches liées à une séquence ou à un pipeline spécifique.
Identifiez les tâches récurrentes et automatisez-les grâce aux workflows de HubSpot. Cela inclut l'envoi de suivis par email, la création de tâches, ou la mise à jour de propriétés.
Par exemple, vous pouvez créer une liste des départements ou pays non ciblés, ainsi qu'une liste des contacts ou entreprises non pertinents (étudiants, candidats, concurrents, etc.).
Cette méthode peut également être utilisée pour traiter les contacts dont l'email a été rejeté ou est manquant.
Cela vous permettra d'identifier rapidement les données de faible qualité, et de les corriger dans la base de données ou de les supprimer.
Comme 30% de votre base de donnée devient obsolète chaque année, voici des exemples de liste à mettre en place pour garder une base active.
Bon à savoir : Utilisez l'outil de déduplication de HubSpot pour repérer les doublons potentiels et fusionner les fiches concernées.
HubSpot propose des fonctionnalités d'IA pour personnaliser vos communications et vos approches, voici quelques exemples d'outils disponibles pour les commerciaux :
Une toute nouvelle fonctionnalité est également disponible en version bêta pour les plus aguerris : l'agent de prospection IA. Cet outil peut vous aider à déterminer le meilleur moment pour contacter un prospect ou à rédiger des emails en séquence plus percutants.
Bon à savoir : Pour accéder aux fonctionnalités IA en version bêta, rendez-vous dans l'onglet de "mises à jour des produits" en cliquant sur votre icône en haut à droite.
Enfin, surveillez les performances de vos équipes grâce aux dashboards de rapport personnalisés. Ces outils vous permettent de visualiser vos indicateurs clés en un coup d'œil et d'identifier rapidement les domaines à améliorer.
Suivez vos performances personnelles et celle de votre équipe (nombre d'emails, nombre d'appels, nombre de réunions, montant des transactions).
Apprenez à mieux connaître votre base en suivant des indicateurs clés (secteur d'activité, localisation, source d'origine, chiffre d'affaires...).
En suivant ces trois étapes, vous pouvez transformer votre processus commercial en une machine de vente performante, augmentant ainsi vos chances de succès et d'atteindre vos objectifs commerciaux. En effet, en optimisant la gestion de vos données, en structurant vos pipelines de manière efficace et en adoptant une routine commerciale rigoureuse, vous maximiserez l'efficacité de vos équipes de vente. HubSpot, bien utilisé, devient alors un levier puissant pour votre croissance.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, telles que l'automatisation des tâches répétitives, l'utilisation de l'intelligence artificielle pour personnaliser vos approches et la centralisation des informations clés, vous pouvez non seulement améliorer la productivité de vos commerciaux, mais aussi offrir une expérience client de qualité supérieure.
En fin de compte, une utilisation stratégique de HubSpot vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment : la conversion de vos prospects en clients fidèles et satisfaits.