CRM et Recrutement : Comment optimiser vos embauches et réduire vos coûts

Selon un rapport Lever seulement 45% des recruteurs disposent de moyens et d'outils suffisants pour créer des relations avec les candidats potentiels. Ce chiffre révélateur explique pourquoi tant d'entreprises peinent à attirer et fidéliser les talents.

Utilisé comme un mini ATS, un CRM peut pallier l’absence d’outil dédié et structurer efficacement vos processus de recrutement. Cette solution s'avère particulièrement pertinente si vous manquez d'outils centralisés, si vos processus sont fragmentés ou si vous cherchez à constituer un vivier de talents durable.

Et la bonne nouvelle ? Cet outil est probablement déjà à votre disposition. Votre CRM habituel peut devenir un puissant allié pour votre stratégie de recrutement, tout en générant des économies substantielles.

Découvrons comment ! 

Les limites des méthodes traditionnelles de recrutement

Des coûts qui s'accumulent

Le recrutement classique pèse lourd dans le budget d'une entreprise. Entre l'abonnement aux job-boards (300€ à 1000€ par mois), les frais de cabinet (15 à 25% du salaire annuel brut), et les coûts publicitaires, l'addition grimpe rapidement. Sans oublier les coûts cachés : temps de tri des CV, organisation des entretiens et risque d'un mauvais recrutement pouvant coûter jusqu'à trois fois le salaire annuel du poste.

Une information dispersée

Autre problème majeur : la dispersion des données. Les candidatures arrivent par email, via différentes plateformes, ou par recommandation.

Sans système centralisé, des profils intéressants se perdent et des suivis tombent dans l'oubli.

Un effort perpétuel à recommencer

Quand un nouveau besoin similaire se présente quelques mois plus tard, tout est à recommencer : nouvelles annonces, nouveaux frais, nouvelle recherche.

Une approche coûteuse en temps et en argent qui ignore le potentiel des candidatures déjà reçues.

📌 À noter : Sans outil centralisé, les équipes RH passent un temps considérable à jongler entre différentes plateformes et systèmes, ce qui augmente le risque de perdre des candidatures prometteuses et ralentit considérablement le processus de recrutement.

Le CRM comme solution de recrutement : principes et avantages

Utiliser un CRM pour le recrutement repose sur un principe simple : un candidat est, à de nombreux égards, similaire à un prospect. Il progresse dans un "tunnel" depuis la découverte jusqu'à la "conversion" (l'embauche), nécessite un suivi régulier, et représente une valeur potentielle pour l'entreprise.

Les avantages sont nombreux :

• Centralisation des données : toutes les candidatures, quel que soit leur canal d'origine, sont stockées au même endroit
• Historique complet : chaque interaction avec un candidat est enregistrée et consultable en un clic

• Scoring des candidats : grâce à des fiches de score personnalisables, vous pouvez attribuer une note à chaque profil en fonction de critères définis (expérience, compétences…), pour faciliter la sélection et objectiver les prises de décision

• Automatisation des tâches répétitives : emails de confirmation, relances, questionnaires
• Constitution d'un vivier de talents : les candidats non retenus restent dans la base pour des opportunités futures
• Analyse de données : suivi des sources de recrutement les plus efficaces, des délais moyens, des taux de conversion

Sur le plan économique, la différence est frappante ! Alors qu'un système de recrutement dédié (ATS) coûte entre 5€ et 15€ par employé et par mois, vous utilisez ici un outil déjà en place, dont vous maîtrisez le fonctionnement ! 

💡 Bon à savoir : HubSpot n’est pas un outil de recrutement à proprement parler, mais chez Mi4, nous avons conçu une solution clé en main qui détourne intelligemment ses fonctionnalités CRM pour en faire un véritable mini ATS. Grâce à un pipeline personnalisable, vous pouvez suivre vos candidats à chaque étape du processus d’embauche, visualiser en un coup d’œil toutes vos candidatures actives et les classer selon leur avancement. Nous avons également mis en place un système de fiches de score personnalisées pour attribuer des notes aux candidats et garantir une évaluation cohérente et objective.

Mise en place concrète : adapter son CRM au recrutement

Pour transformer votre CRM en outil de recrutement efficace, suivez ces étapes simples : 

1-  Créez un pipeline dédié au recrutement
Définissez les étapes qui correspondent à votre processus : réception de candidature, présélection, différents niveaux d'entretiens, offre, intégration...

2-  Personnalisez vos fiches contacts
Ajoutez des champs spécifiques : compétences, disponibilité, postes visés, notes d'entretien, évaluations.

3-  Mettez en place des formulaires de candidature
Créez des formulaires web qui alimentent directement votre CRM et classent les candidatures selon le poste visé.

4-  Automatisez les communications
Configurez des emails automatiques pour accuser réception des candidatures, informer de l'avancement du processus ou relancer après un entretien.

5-  Créez des segments et des listes
Regroupez les candidats par compétences, expérience ou poste recherché pour faciliter les recherches futures.

💡 Bon à savoir : HubSpot permet de créer des formulaires de candidature personnalisés qui s'intègrent directement à votre site web. Ces formulaires sont conçus pour capturer toutes les informations nécessaires des candidats et les transférer automatiquement dans votre base de données. De plus, l'outil offre des possibilités d'automatisation qui permettent d'envoyer des emails de confirmation aux candidats dès réception de leur candidature et de programmer des rappels pour les recruteurs afin qu'ils effectuent un suivi dans les délais impartis. La plateforme facilite également la collaboration entre les membres de l'équipe RH grâce aux fonctionnalités de partage de notes et d'attribution de tâches.

Mesurer le ROI de votre CRM-recrutement

L'utilisation d'un CRM pour le recrutement génère des bénéfices mesurables :

• Réduction du temps de recrutement : processus plus rapide grâce à l'automatisation et la centralisation
• Diminution des coûts directs : économies sur les abonnements aux plateformes spécialisées
• Amélioration de la qualité des embauches : le suivi rigoureux permet de mieux qualifier les candidats
• Valorisation du vivier de talents : possibilité de pourvoir des postes par des candidats déjà présents dans la base

"Depuis que nous avons adapté notre CRM pour gérer nos processus de recrutement, nous avons divisé par deux notre temps de réponse aux candidats. La vraie plus-value ? Notre capacité à réactiver d'anciennes candidatures quand un nouveau poste s'ouvre. C'est comme avoir une base de talents prête à l'emploi, sans frais supplémentaires."

- Stéphane Viaud-Murat , CEO chez MI4.

Pour mesurer efficacement ces gains, suivez quelques indicateurs clés :

• Coût moyen par recrutement
• Délai entre l'ouverture du poste et l'embauche
• Taux de transformation à chaque étape du processus
• Origine des candidatures les plus qualifiées
• Durée de rétention des nouveaux employés

📌 À noter : Un processus de recrutement bien géré via CRM améliore considérablement l'expérience candidat. La qualité de la communication pendant le processus influence directement la perception de votre entreprise par les candidats (un atout considérable pour votre marque employeur). HubSpot offre des outils d'analyse performants qui vous permettent de suivre précisément l'efficacité de votre processus de recrutement et d'identifier les points d'amélioration.

Conclusion :

Transformer votre CRM en outil de recrutement représente bien plus qu'une simple économie financière, c'est un changement d'approche qui place le candidat au centre d'une relation durable avec votre entreprise.

Avec une mise en place relativement simple et un investissement minimal (puisque vous exploitez un outil existant), vous gagnez en efficacité, en organisation et en vision à long terme.

Alors, prêt à donner une nouvelle dimension à votre CRM et à transformer votre approche du recrutement ?