Comparatifs : 3 outils pour gérer des webinars et les événements dans HubSpot

Ces dernières années, le numérique a transformé l’organisation des conférences et des réunions. Meetings virtuels et formats hybrides remplacent peu à peu les rencontres en présentiel, et pour en exploiter pleinement le potentiel, les entreprises ont besoin d’outils capables de gérer les inscriptions, d’intégrer les données au CRM et de mesurer le ROI après chaque événement. Voici comment organiser les webinars avec HubSpot.

Connecter un outil de webinar à HubSpot offre plusieurs avantages.

• Les informations sur les inscrits, les participants et les « no-shows » sont centralisées dans le CRM. Elles enrichissent automatiquement les fiches des contacts et des entreprises.

• Les actions marketing et commerciales sont automatisables (envoi d’emails avant ou après l’événement, notifications aux équipes ou segmentation de l’audience selon l’engagement ou le taux de participation).

• Le reporting consolidé fournit aux dirigeants une vision claire de la participation et de l’impact de chaque rencontre digitale.

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Comparatif des 3 solutions principales

L’intégration de Zoom, Livestorm et Microsoft Teams à HubSpot centralise la gestion des événements connectés.

Connecter Zoom sur HubSpot

Massivement adopté, Zoom séduit par sa simplicité d’utilisation.

Son intégration native avec HubSpot permet la centralisation des données de réunion (inscriptions, présences et engagements) dans le CRM. Elle autorise l’enregistrement des meetings et permet la création automatique de transcriptions. 

Zoom facilite la fidélisation après la rencontre numérique grâce à l’automatisation des e-mails de remerciement et à la mise en place de campagnes de nurturing ou de workflows, selon les comportements des participants. En revanche, ses fonctionnalités événementielles restent limitées, notamment l’analyse avancée du ROI.

À noter : Zoom conviendra aux entreprises sans besoins complexes, qui apprécieront ses options pratiques et son intégration fluide avec HubSpot.

Connecter Livestorm sur HubSpot 

Apprécié pour son interface moderne et ses fonctionnalités avancées, Livestorm facilite le pilotage des événements digitaux.

En s’intégrant parfaitement avec HubSpot, l’outil donne une vision complète du parcours des participants. Les données d’inscription et de présence, les interactions durant et après l'événement ainsi que le visionnage des replays sont automatiquement synchronisés, pour un suivi précis des conversions.

Livestorm facilite également l’automatisation des workflows marketing et commerciaux. Il permet l’envoi de mails de rappel, le nurturing personnalisé selon le comportement des participants et la segmentation des leads pour affiner les stratégies de ciblage.

Grâce à la cartographie avancée, toutes les données peuvent être transférées directement dans les propriétés des contacts HubSpot, pour un suivi clair et complet.

À noter : Les entreprises B2B qui recherchent un suivi complet du cycle client, y trouveront un outil puissant, même si le coût et la mise en place initiale peuvent constituer un frein pour certaines structures.

Connecter Microsoft Teams Webinar sur HubSpot

L’intégration Microsoft Teams Webinar dans HubSpot simplifie l’organisation des réunions en ligne en synchronisant automatiquement les données des meetings avec le CRM HubSpot et les outils marketing.

Cette centralisation concerne les informations essentielles, telles que le nom de l’événement, la date, l’organisateur, les inscriptions et les annulations. Elle permet de mieux cibler les contacts grâce aux statistiques de participation et à l'enregistrement des transcriptions. 

Pour garantir une expérience personnalisée et un suivi simplifié, les formulaires HubSpot peuvent enregistrer les participants sur des landing pages et créer automatiquement une fiche contact pour chaque nouvel inscrit.

À noter : la solution Microsoft Teams-HubSpot facilite la planification des sessions en ligne, en offrant une expérience fluide et maîtrisée. Moins adaptée aux webinars marketing de grande ampleur qui nécessitent des fonctionnalités plus avancées, elle convient parfaitement aux événements internes, commerciaux ou centrés sur des interactions one-to-one ou des petits groupes.

Comment choisir le bon outil ?

Pour choisir le bon outil de gestion des données d’événement, il faut prendre en compte les problématiques suivantes :

• Quel est le type de rencontre et sa fréquence (séminaire en ligne, forum digital, opération commerciale, réunion virtuelle interne) ?

• Quel est l’objectif poursuivi ? Cela peut être la génération de leads, le nurturing, le reporting ou l’engagement des participants.

• Quelles sont les compétences des équipes, par exemple leur maîtrise des logiciels CRM ?

L’outil retenu doit être en phase avec les besoins identifiés, offrir une prise en main rapide et respecter le budget.

Le rôle d’un intégrateur HubSpot

Dans le cadre d’une stratégie événementielle, l’intégrateur HubSpot assure la cohérence entre les outils de gestion des réunions et le CRM. 

Concrètement, il s’occupe du paramétrage des intégrations, comme la connexion des API, la création de workflows automatisés et la mise en place de scénarios de suivi adaptés aux différents parcours des participants. 

Son travail ne se limite pas à la technique. L’intégrateur joue aussi un rôle de conseil. Il aide l’entreprise à choisir les bons outils en fonction des objectifs, du budget et de la maturité de ses équipes.

Enfin, il s’assure que toutes les données collectées sont centralisées et exploitables, pour simplifier le suivi des contacts et mieux évaluer les performances des actions menées.

Les points clés à retenir

Conclusion

Synchroniser les outils de webinar ou de réunion en ligne avec HubSpot n’est pas un détail technique. C’est un levier stratégique pour maximiser l’efficacité des rencontres numériques.

Faites-vous accompagner par une agence HubSpot comme Mi4 pour connecter vos outils et optimiser vos événements.

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