Comment Asept InMed a opté pour un CRM fluide, durable et adapté à ses équipes
Quelques chiffres clés
+8 700
Contacts CRM créés (sans doublons)
Asept InMed : l’expert de la distribution des dispositifs médicaux
Asept InMed, acteur majeur de la distribution de dispositifs médicaux en France depuis plus de 30 ans, couvre les spécialités de l’endoscopie, l’urologie, la perfusion et la nutrition entérale. Forte de sa certification ISO 13485 et d’une approche RSE engagée, l’entreprise évolue dans une logique d’innovation utile, d’efficacité terrain et de soutien constant aux professionnels de santé.
Centraliser les actions Marketing autour d'une donnée unifiée
Contexte : Un outil surdimensionné, mal aligné avec la réalité terrain
Avant de collaborer avec MI4, AseptiMed utilisait Veeva, une surcouche applicative de Salesforce. Sur le papier : une solution puissante. Dans les faits : un quotidien frustrant.
« On avait une Rolls Royce mais qu’on utilisait comme une Twingo. »
Le CRM était techniquement robuste… mais trop complexe pour un usage centré sur la saisie de rapports d’activité et la gestion des appels d’offres. Les équipes s’y perdaient dans une interface dense, peu intuitive. Chaque demande de personnalisation nécessitait des coûts de consulting élevés, les doublons se multipliaient, et la formation des nouveaux collaborateurs devenait un vrai frein à l’adoption.
Challenges
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CRM inadapté aux usages réels :Asept InMed avait besoin d'adapter le CRM à leurs besoins concrets comme la saisie de rapports d’activité ou la gestion d’appels d’offres.
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Intégration ERP complexe et rigide :
L’architecture de données issue de l’ERP historique, en place depuis 30 ans, était peu flexible et difficile à exploiter. Le défi a été de synchroniser ces données sans compromettre leur qualité. -
Adoption terrain et simplicité d’usage :
Pour garantir l’adhésion des délégués hospitaliers, l’outil devait être fluide, intuitif, et réduire drastiquement le temps de formation. L’expérience utilisateur était un critère clé de succès.
La démarche Mi4
- L'objectif : simplifier sans appauvrir
Le besoin était clair : un outil plus simple, sans sacrifier la qualité de la donnée ni la connectivité avec l’ERP maison. Le duo Mathilde & Pierre Lehain a piloté la transition, avec une écoute constante des utilisateurs finaux.
Objection : « Ce sera trop complexe d’aligner toutes nos équipes sur un seul outil. »
Réponse : l’usage de workshops dédiés et de guides conversationnels a structuré l’adoption à chaque étape, comme le CRM, le support ou le marketing.
« Le déclic, c’était d’offrir un outil plus confortable à utiliser pour nos commerciaux. » - Une intégration ERP sur mesure
Le principal défi technique : faire communiquer HubSpot avec une architecture ERP complexe, structurée en divisions, gammes et sous-gammes produits. MI4 a géré l’intégration en préservant la qualité des données, malgré les limites de l’ERP.
« C’est très rare qu’on ait des erreurs. Les seules viennent d’erreurs de saisie, pas du système. » - Une conduite projet saluée
Le projet a été mené en méthode agile, avec des points réguliers, des livrables visuels, et des cycles courts de validation.
« Toutes les réunions étaient structurées, efficaces. Je savais pourquoi on s’appelait, et on n’y passait pas trois heures. »
Challenge relevé !
Des résultats visibles et durables :
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Adoption immédiate, onboarding simplifié : Grâce à l’interface HubSpot et aux supports produits par MI4, le temps de formation CRM a été divisé par trois.
« Je passe une heure, une heure et demie pour former une nouvelle recrue. Tout est sur la même page, c’est ultra simple. » -
Explosion de la volumétrie utile
Depuis le déploiement :-
+5 200 rapports d’activité saisis en 2024
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+3 000 rapports déjà en 2025
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+8 700 contacts CRM renseignés
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Zéro doublon grâce à la détection automatique de HubSpot
« Avant, avec Salesforce, j’avais des doublons, triplons, quadruplons… Là, quand un contact existe déjà, HubSpot le signale. C’est magique. »
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Une donnée mieux exploitée
Les données sont désormais synchronisées avec Power BI, via le connecteur recommandé par MI4. Les tableaux de bord sont utilisés en interne, en particulier côté managers.
« Je n’ai jamais d’erreur de données en provenance d’HubSpot. Avec d’autres outils, c’est l’inverse : un accent ou un espace crée un bug. »
Deux ans après le lancement, AseptiMed continue d’optimiser son usage d’HubSpot. Un projet de simplification des rapports d’activité est en cours pour abandonner une application externe et s’appuyer davantage sur les fonctionnalités natives de l’outil.
« Écoutez ce que l’équipe MI4 vous propose. Souvent, on pense que nos process sont le standard. Mais il existe d’autres manières de faire, plus simples, plus efficaces. Il faut avoir l’ouverture d’esprit de remettre ses habitudes en question. »
Et si vous passiez, vous aussi, d’un CRM subi à un CRM adopté ?
Chez AseptiMed, la transformation CRM ne s’est pas jouée sur la technologie seule, mais sur l’adéquation entre outil, usage, équipe et accompagnement. Et si vous faisiez le même choix ?
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